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Mettre en place la gestion des notes de frais

Mettre en place la gestion des notes de frais

Depuis quelques mois, Christophe Juhel est un manager zen. Ce directeur région Sud de Lariviere, spécialiste de la distribution de matériaux de toiture, a vu son quotidien s'alléger de la gestion des notes de frais de ses vendeurs, un poste chronophage. Sa société a adopté en effet un logiciel de gestion des frais et a distribué des cartes affaires aux commerciaux.  [...] La seconde étape concerne la mise en oeuvre pratique de cette politique de gestion de frais. Plusieurs modèles coexistent. Les commerciaux peuvent payer leurs frais et se faire rembourser ensuite, ils peuvent bénéficier d'une avance sur frais mensuelle, ou encore payer leurs dépenses avec une carte affaires.  [...] Pour le commercial, donner une carte affaire est une marque de confiance de la direction, ajoute Jacques Inizan. Il est recommandé de fixer la périodicité des notes de frais à un mois et de sensibiliser les commerciaux à l'importance de donner les justificatifs de leurs dépenses qui seront conservés par la comptabilité, en cas de contrôle de l'Urssaf.  [...]

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Shiseido France : cinq ans de recul pour un bilan positif

Shiseido France : cinq ans de recul pour un bilan positif

Un système qui s'est enrichi, au fil des ans, de multiples autres fonctions. suivi des opérations, portefeuille de commandes, suivi des formations effectuées auprès des points de vente par le personnel Shiseido, vérification de la disponibilité des produits, gestion des quotas d'échantillons des commerciaux, notes de frais, etc.  [...] Par ailleurs, depuis un an, l'ensemble des échanges d'informations se fait par le biais d'un global extranet, protocole Internet parfaitement fiable et sécurisé qui remplace avantageusement l'ancienne formule de communication de modem à modem. Tous nos commerciaux peuvent se connecter simultanément, ce qui n'était pas le cas autrefois, témoigne Dominique Caillon.  [...] Pour pallier ce défaut répandu, le directeur informatique de Shiseido France a donc pris le soin de développer, en partenariat avec son prestataire de service, un logiciel sur mesure répondant en tout point aux attentes de la force de vente. C'est la condition sine qua non pour que les commerciaux y adhèrent vite et bien.  [...]

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Directeur marketing et manager commercial, une rivalité fraternelle

Directeur marketing et manager commercial, une rivalité fraternelle

.. Autant d'interactions très régulières entre les deux managers. Objectifs. transmettre la stratégie marketing aux commerciaux, mais aussi traduire les remontées terrain effectuées par la force de vente en arguments commerciaux percutants. Notre complémentarité joue dans les deux sens, explique Stéphanie Laroque.  [...] Ainsi, au début de l'année 2012, commerciaux et marketeurs se sont retrouvés autour de la même table, à l'occasion du lancement d'une carte de paiement cobrandée Amex-Air France. Les commerciaux, leur manager en tête, ont pleinement participé à l'élaboration du discours marketing autour de ce produit grâce à leurs remontées terrain et aux connaissances qu'ils avaient des problématiques des clients, notamment en matière de gestion de frais de déplacement.  [...] Les directeurs commerciaux sont des garants de cette collaboration. Leur rôle est de favoriser cette proximité en incitant leurs équipes à jouer le jeu, énonce Bertrand Pallud. Dans cette tâche, mais aussi dans l'ensemble de leurs missions, le directeur marketing reconnaît leur leadership. Ils ont un talent remarquable pour entraîner les gens.  [...]

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Le Web pratique : Les sites ?ressources? pour trouver l'info 2/7

Le Web pratique : Les sites ?ressources? pour trouver l'info 2/7

www.e-dirco.com Le contenu Le site du groupe Action Commerciale est le seul portail français entièrement consacré à la fonction de directeur commercial. D'une architecture claire, il est organisé autour des différentes problématiques quotidiennes des managers. Ainsi, on y trouve aussi bien des contrats types que des articles et fiches pratiques sur la stratégie commerciale ou marketing, l'informatisation des forces de vente, les déplacements professionnels ou la gestion des frais commerciaux.  [...] Ensuite, le site offre une foule de questions-réponses sur les thèmes les plus fréquemment abordés par les entreprises. Les questions simples du type Quels sont les cas de rupture d'un contrat de travail à durée déterminée cohabitent avec des questions plus pointues, comme Peut-on utiliser le barème kilométrique en bénéfices industriels et commerciaux.  [...] www.dcf-fr.com/index.htm Le contenu Le site de la Fédération des dirigeants commerciaux de France présente essentiellement son historique et son activité. Ici, pas question de trouver du contenu immédiatement utilisable par le directeur commercial, mais simplement une information sur cette association qui regroupe 2 600 membres dans vingt-trois régions de France.  [...]

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Expensya, une solution tout en un pour simplifier les notes de frais

Expensya, une solution tout en un pour simplifier les notes de frais

Rentrer ses notes frais est une activité ennuyante et chronophage. Chaque fois que je partais en voyage, je devais collecter et garder toutes mes facturettes, c'était pénible, indique Karim Jouini, fondateur de la start-up Expensya. C'est ainsi qu'il lance, en mai dernier, une solution tout en un de gestion de notes de frais avec une reconnaissance automatique.  [...] Si l'objectif est de simplifier et d'automatiser la gestion de toutes les notes de frais. frais kilométriques, addition... il s'agit en effet de lier les commerciaux, le manager et le comptable. Le directeur commercial ou manager peut voir les dépenses de son commercial et ainsi les valider, les refuser ou laisser un commentaire.  [...] Le comptable de l'entreprise peut superviser toutes les dépenses et valider les rapports de missions. Quant aux utilisateurs, ils ont accès à tous les services grâce à l'application mobile disponible sur iOS, Android et Windows Phone ou sur le site Web afin de déclarer leurs notes de frais et les centraliser.  [...]

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Gestion des frais: Edenred lance Ticket Travel Pro

Gestion des frais: Edenred lance Ticket Travel Pro

Edenred lance aujourd'hui une nouvelle solution destinée à la gestion des frais professionnels. Baptisée Ticket Travel Pro, cette solution est composée d'une carte rechargeable, d'un espace de réservation et d'une plateforme dédiée aux notes de frais. Là où les grands groupes peuvent s'appuyer sur des plateformes de gestion de frais ou des ERP, les PME ne peuvent généralement pas en bénéficier en raison d'un ticket d'entrée élevé pour ces outils.  [...] Les dépenses professionnelles du collaborateur sont entièrement paramétrables depuis une plateforme numérique. le manager peut paramétrer les jours de la semaine, le plafond de la carte ou encore les commerçants auprès desquels elle pourra être utilisée. Libre à lui de décider, par exemple, que tel commercial pourra dépenser 500 euros par mois de frais de restaurant et d'essence, uniquement du lundi au vendredi, mais qu'il lui est impossible de réserver des hôtels via cette carte.  [...] Autre avantage pour le manager. une simplification de la gestion du reporting, puisque le flux MasterCard intègre automatiquement la note de frais du salarié au sein de la plateforme, facilitant ainsi les tâches administratives. Depuis sa plateforme, celui-ci peut contrôler les frais par mission, par employé, ou par nature.  [...]

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L'efficacité, ça s'apprend !

Oui, mais voilà. ils sont peu adaptés aux spécificités des commerciaux, puisqu'ils ne proposent aucune fonctionnalité du type gestion des temps de tournée ou gestion des tâches administratives. Ils peuvent, bien sûr, s'en servir, comme leurs collègues d'autres départements, pour gérer leurs notes de frais et planifier leurs congés, explique Didier Marcel, responsable du pôle gestion des temps chez GFI progiciels.  [...] Franck Tami, responsable de la formation chez ToysRUs Les commerciaux sont parasités par le manque de communication Le distributeur de jouets ToysRUs a mis en place, en mars dernier, une formation sur la gestion du temps, destinée à 31 responsables de magasin. Une nécessité pour Franck Tami, qui évoque, comme raisons principales, la mise en place des 35 heures et l'emploi du temps de plus en plus serré des forces de vente.  [...] Les commerciaux ont tendance à se cantonner à leur mission, sans essayer de créer de valeur ajoutée, explique-t-il. Ce qui les parasite le plus Les ordres et les contre-ordres, le manque de communication. Pour ce faire, chaque manager a bénéficié de conseils concernant, par exemple, la gestion du planning.  [...]

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Frais de déplacement : question/réponses

Frais de déplacement : question/réponses

La politique de frais de déplacement (voiture, hébergement, restauration) a une forte incidence, toutes les enquêtes le confirment (cf. la rubrique baromètre dans ce même numéro), sur la politique de motivation des commerciaux. De quelle manière gérez-vous et contrôlez-vous cette question dans votre entreprise.  [...] À ce titre, nous leur demandons une participation mensuelle de 500 francs. Les commerciaux disposent également d'une carte carburant. Les collaborateurs plus sédentaires utilisent leur propre voiture, et sont indemnisés suivant le barème fiscal des indemnités kilométriques. Pour les frais liés à la restauration, nous restons proches du barème de l'Urssaf.  [...] Ils ne peuvent l'utiliser le week-end, point sur lequel nous leur faisons confiance. Le contrat de location longue durée comprend une carte carburant. Pour l'hébergement et la restauration, nous remboursons également les frais au forfait, suivant le barème de l'Urssaf. Nous aimerions signer un accord avec une chaîne hôtelière pour assurer un même niveau de prestations à tous les commerciaux, et lisser les écarts de prix parfois importants selon les secteurs géographiques sur lesquels ils travaillent.  [...]

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Partenariat. Externalisation commerciale : optez pour une rémunération incitative

En France comme ailleurs, l'externalisation de la fonction commerciale fait son bonhomme de chemin. Les entreprises cherchent à gagner en souplesse et en réactivité, observe Jérôme Deliry, directeur général de Démosthène, l'un des acteurs du secteur. En optant pour une externalisation totale ou partielle de leur force de vente, elles se délestent d'un grand nombre de soucis humains (recrutement, motivation, etc.  [...] ) et pratiques (gestion des frais, gestion des flottes automobiles, etc.). Et s'offrent le luxe de réduire ou d'augmenter la voilure en un temps record. Mais l'un des arguments massues invoqués par les adeptes de l'outsourcing commercial réside dans la diminution de la prise de risques.  [...] La société Daytona s'est ainsi vue confier, pour le compte d'un opérateur téléphonique étranger, la mission de déployer une force de frappe de quarante-cinq commerciaux répartis sur l'ensemble du territoire hexagonal. Nous faisions du porte-à-porte afin de proposer la pose gratuite de boîtiers permettant aux particuliers de passer automatiquement par cet opérateur, explique Rémi Gammal, p-dg de Daytona, qui, en six mois de mission, a atteint l'objectif que lui avait assigné son client.  [...]

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Bâtir une force de vente à géométrie variable

Bâtir une force de vente à géométrie variable

Cette saisonnalité des ventes est anticipée dès le printemps. Les commerciaux s'assurent alors du référencement des produits dans les enseignes de la grande distribution. En parallèle, ils rendent visite à de nombreuses boutiques qui n'ouvrent que pour la saison. Cette surcharge ponctuelle d'activité nous a amenés à envisager une solution afin d'éviter les ruptures de stock chez nos distributeurs et d'optimiser la relation de service avec nos revendeurs, indique la porte-parole de Mars Chocolat France.  [...] Par exemple, l'externalisation du recrutement et de l'organisation logistique (gestion de l'administratif, des véhicules, des notes de frais, etc.), mais également la gestion du management de la force de vente externe, qui est assurée par le prestataire et qui permet à nos propres managers de se concentrer sur l'animation de notre équipe commerciale.  [...] .. Ce dispositif avait pour objectif de préparer le travail des commerciaux terrain. La force de vente interne de Candia (qui comporte 7 chefs des ventes régionaux, 49 chefs de secteur, 7 responsables merchandising régionaux et différents responsables du réapprovisionnement) était capable d'assurer une présence de la marque dans 85% des points de vente de la grande distribution en France.  [...]

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